営業メールは新規開拓に役立つ手法のひとつです。しかし、やみくもにメールを送っても、なかなか思うような成果が得られないため、コツを押さえて顧客に響くメールを送る必要があります。
そこで今回は、新規開拓の営業メールをするときに押さえておきたいポイントやコツを、例文とともに紹介します。
【前提】新規開拓の営業メールでは「KPI」を設定しよう
新規開拓の営業メールを送る際には、KPI（重要業績評価指標）を設定するようにしましょう。KPIを設定しないまま営業メールを配信していると、どの程度効果があったのかが測定できなくなります。
KPIとは、最終目標達成までのプロセスの進捗状況を把握するための中間目標的な指標のことです。営業メールの場合、下記のような指標がKPIとして設定されます。
・開封率
・クリック数
・返信数
・配信数
例えば自社製品の認知度アップやアポ取りが目的の場合は開封率、資料請求が目的ならクリック率を設定するなど、営業メールを送る目的に合った指標を設定しましょう。
新規開拓で営業メールをする際に知っておくべきこと
新規開拓で営業メールを送るにあたり、どのようなメールを作成したら良いのか悩む方もいるのではないでしょうか。そこで、営業メールの構成や作成方法などの基本を解説します。
営業メールの構成要素を理解する
基本的にビジネスメールは下記の8つの要素で構成されています。
1.件名
2.宛名
3.挨拶
4.名乗り
5.要旨
6.詳細
7.結びの挨拶
8.署名
営業メールも上記の構成に沿って作成しましょう。
本文の構成を行う
営業メールの構成が理解できたら、さっそく本文を作成してみましょう。各構成要素の詳細を解説しますので、参考にしてください。
1.件名
まずは件名を決めます。件名はメールを開いてもらえるかどうかが決まる重要なものです。本文を読みたくなる内容で、なおかつメールの内容や目的が一目でわかる簡潔な件名を考えましょう。
2.宛名
宛名には送信先の会社名・部署名を記載します。営業担当者など、個人宛に送る場合は相手の役職名と氏名も記載しましょう。相手の氏名がわからないときは「ご担当者様」と書いておきます。
3.挨拶
宛名の次は挨拶を記載します。これまで付き合いがなかった相手に送る場合は、「初めてご連絡いたします」のように初回の連絡であることを記載しましょう。
4.名乗り
続いて「株式会社○○ ○○部の○○と申します。御社のホームページを拝見し、メールをお送りいたしました」のように、自己紹介とビジネスに関わる要件であることを記載します。
あわせて「弊社では○○という製品を製造・販売しています」など、自社製品・サービスの紹介も書いておくと良いでしょう。
5.要旨
要旨には先に記載した自社製品・サービスが、相手先にとってどう役に立つのかを記載します。まずは結論を、その後詳細を解説する流れにしましょう。
6.詳細
詳細では、要旨で紹介した自社製品・サービスの特徴や実績、他社との比較、展開中のキャンペーンなどについて記載します。
資料請求が目的なら資料請求フォームへのリンクを貼る、アポ取りが目的なら「一度お伺いし、詳細をご紹介させていただけないでしょうか」のような提案を書くなど内容を工夫しましょう。このとき商談の候補日程をこちらから提示しておくことも重要です。
7.結びの挨拶
必要な情報を記載したら、結びの挨拶を記します。アポ取りなど返信が必要なメールの場合は、「ご都合が良い日をお知らせいただけますと幸いです」のような文章も入れておきましょう。
8.署名
メールの最後には自分の署名を記載します。署名の基本的な内容は下記の通りです。
・会社名
・部署名
・自分の氏名
・会社の電話番号（FAX番号）
・メールアドレス
・自社のホームページのURL
あらかじめ署名のテンプレートを用意しておくのがおすすめです。なお、営業メールをはじめとしたビジネスメールでは、特殊文字を使わないようにしましょう。特殊文字を使うと文字化けして読めなくなるおそれがあります。
添付資料の容量を確認する
営業メールに資料を添付する場合は容量を確認しましょう。添付ファイルの容量が大きすぎると、うまくメールが受信できなくなるためです。どうしても容量が大きくなる場合は、ZIPなどに圧縮して軽くしてから添付しましょう。
【シチュエーション別】営業メールの例文
ここではシチュエーション別の営業メールの例文を紹介します。
新規でアポイントを取る場合
〇〇株式会社
ご担当者様
初めてご連絡いたします。
私は株式会社○○の○○と申します。
貴社のホームページを拝見し、○○の業務のお役に立てればと思いメールいたしました。
弊社では○○の製品を提供しております。
この製品を導入することにより、貴社の○○の業務の効率化・生産性向上が期待できます。
ご興味がおありでしたら、ぜひ一度お打ち合わせのお時間をいただけると幸いです。下記の日程でご都合の良い日はございますでしょうか。
・〇月〇〇日
・〇月〇〇日
・〇月〇〇日
上記以外でもご都合の良い日時がございましたらお知らせいただけますと幸いです。
突然のご連絡にて大変恐縮ではございますが
何卒よろしくお願い申し上げます。
セミナーの参加を促す場合
〇〇株式会社
〇〇 ○○様
初めてご連絡いたします。
私は○○の製品を製造販売しております、株式会社○○の○○と申します。
この度、下記日程で○○の新製品を活用した生産性向上のセミナーを開催する運びとなりました。○○様にもぜひご参加いただけないかと思いご連絡を差し上げた次第です。
・日時：〇月〇〇日 〇時～
・会場：○○会議室
お手数ではございますが、ご出席いただけるようでしたら〇月○○日までにご連絡いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
自社のサービスを紹介する場合
〇〇株式会社
〇〇 ○○様
初めてご連絡いたします。
私は株式会社○○の○○と申します。
弊社では○○というサービスを提供しております。
○○の業務を一元管理できるサービスで、弊社サービスを導入された企業様の○○％が業務効率化を達成いたしました。
現在、無料トライアルと○○キャンペーンを実施しておりますので、この機会に、ぜひお試しいただければと思います。
もしご興味がございましたら、ご返信いただけますと幸いです。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
何卒よろしくお願い申し上げます。
新規開拓の営業メールで成功するためのコツ
ここでは、新規開拓の営業メールで成果を得るために押さえておきたいコツを紹介します。
読みたくなるような件名をつける
営業メールは件名を見て開封されることが多いため、本文を読みたくなるような件名をつけましょう。「ご相談」のようなぱっと見で内容がわからない件名では、本文を見てもらえない可能性があります。
「年間〇〇の売上を達成！△△は経費削減にご協力できます」のように、数字やメリットを明確に記載しましょう。送信先の企業に応じた課題の解決策などを盛り込むことで興味を引くと、開封率がアップします。
印象の良い文体にする
新規開拓の営業メールは付き合いのない相手に送ることが多いため、印象の良い文体を心がけましょう。
自社の魅力を伝える手段が文章だけなので、冒頭の自己紹介の段階から丁寧に記載することが大切です。相手の警戒心を和らげるために、連絡するまでの経緯や目的もしっかりと説明しましょう。
また、本文が長すぎたり読みづらかったりすると、途中で離脱される可能性が高まります。明確・簡潔でわかりやすい文章を作成するようにしましょう。
相手に興味をもってもらえる内容を記載する
営業メールを送る際に、ついつい自社製品・サービスの特徴や魅力を語ってしまう方もいるかもしれません。
しかし、相手が知りたいのは製品やサービスの詳細よりも、「自社にどのようなメリットをもたらすのか」という点です。業務効率化に役立つ、生産性が上がるなど具体的な数値も交えながらメリットを伝えましょう。
また、メールの序盤で相手の興味を引けないと、その先を読んでもらえないおそれがあります。製品やサービスのメリットはスクロールしなくても目に入る場所に記載し、「続きを読みたい」と思ってもらうことが重要です。
次のアクションも明確に記載する
次のアクションまで明確に記載することも、新規開拓の営業メールを成功に導くポイントです。
例えば「うちの製品はこんなメリットがあります！」だけで終わると、資料請求をしたら良いのか、電話をかけるべきなのかと相手が迷ってしまいます。
「ご興味をお持ちいただいた場合は本メールにご返信ください」「資料請求は下記URLから」など、次に何をしたら良いのかを明確に記載しておきましょう。
まとめ
新規開拓のメールは、むやみやたらに送っても思うような成果が得られません。今回解説した内容を参考に、コツを押さえてメールを作成・送信しましょう。
また、新規顧客開拓の後は、商談に結び付ける必要があります。メールの送信からその後の進捗までしっかりと管理し、契約成立を目指しましょう。
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