SFAは近年注目されている営業支援ツールであり、「営業活動の見える化」「営業活動の効率化」など、営業の生産性アップに貢献してくれます。とはいえ「具体的なメリットがわからない」「使いこなせるか不安」と、躊躇している方もいるでしょう。
今回は、SFAを導入するメリットや導入手順、注意点について紹介します。営業活動に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。
SFAを導入するメリット
SFAの導入で得られるメリットを「営業マネージャー視点」「現場視点」「経営者視点」から解説します。SFA導入の判断材料にしてみてください。
営業マネージャー視点のメリット
まず営業マネージャーの視点からのメリットは以下の2つです。
・常に最適な営業戦略を立てられる
・営業プロセスを見える化できる
常に最適な営業戦略を立てられる
SFAの導入により、常に最適な営業戦略を立てられるようになります。
売上状況・売上予測をすぐに確認できるため、状況に応じてチーム編成を変えたり注力案件の優先順位を変更したりと、目標達成に向けた戦略を臨機応変に組み立てられます。
また、顧客情報や営業の進捗などをリアルタイムで把握できるため、営業メンバーへ的確にアドバイスしやすくなるのも魅力です。
営業プロセスを見える化できる
社内で把握しきれていない営業プロセスを見える化できるのもメリットです。
どのように営業活動を行っているのか確認できるため、つまずいたポイント・失注に至った原因など、課題を特定しやすくなります。
即座に改善しやすくなり営業効率がアップするのはもちろん、最適な営業プロセスを迅速に構築できるようになるのも魅力です。
現場視点のメリット
次に現場視点からは、以下3つのメリットがあります。
・ノウハウが蓄積される
・上司とのコミュニケーションがとりやすくなる
・無駄な作業が削減され業務に集中できる
ノウハウが蓄積される
案件情報・商談情報の管理により、自然とノウハウが蓄積されていくのは大きなメリットです。
過去のデータから成約要因を把握することで、営業部門全体の業績向上を効率的に図れます。
上司とのコミュニケーションがとりやすくなる
情報が共有されていることで、上司とコミュニケーションをとりやすくなります。
案件情報や商談の経緯などを説明する手間が省けるため、データを踏まえた的確なアドバイスをもらいやすくなります。
営業マネージャーと営業メンバーが、常に一体感をもって営業活動を進められる環境を構築可能です。
無駄な作業が削減され業務に集中できる
無駄な作業が削減され、重要な業務に集中できるようになります。
SFAには、次のような業務効率化を実現する機能があります。
・日報や週報を簡単に作成し、共有できる
・クラウド型のSFAなら外出先・出張先からでも入力できる
・データ・ファイルの検索性に優れており必要なデータがすぐに見つかる
営業活動に付随する無駄な作業時間を省ければ、既存顧客へのケアや新規顧客の開拓など、重要な業務にリソースを割けます。
経営者視点のメリット
経営者視点のメリットは、4つあります。
・データを分析しやすくなる
・情報資産を蓄積できる
・営業メンバーを適正に評価できる
・社員教育のコストを削減できる
データを分析しやすくなる
営業活動の可視化により、データ分析しやすくなります。
営業担当別や商材別など多彩なデータが見やすく表示されるため、的確な経営判断を下せます。
また、大幅な値引きや受注ランクの低下など、イレギュラーを発見しやすくなり、迅速に原因分析・改善できるのもメリットです。
情報資産を蓄積できる
営業メンバーが獲得した情報資産を社内に蓄積できます。
顧客情報や成功事例、人脈など貴重な情報を集約・整理して、誰でもアクセス可能になるため、部署や会社全体のレベルアップ・業務効率化につながります。
また、営業メンバーの異動・退職による情報の流出防止にも効果的です。
営業メンバーを適正に評価できる
営業メンバーを適正に評価できるのもメリットです。
成約率や成約件数など、数値で評価することの多い営業職ですが、メンバーのフォローや穴埋め、停滞を打開する策、休眠顧客の掘り起こしなど、数値には表れにくい業務もあります。
SFAなら数値化しにくい業務も評価できるため、優秀な人材を正当に評価できるのはもちろん、営業メンバーのモチベーションアップにもつながるでしょう。
社員教育のコストを削減できる
教育コストの削減につながるのもメリットです。
営業メンバーにより蓄積・共有されたナレッジ・ノウハウを活用してマニュアル化したり、優れた事例を共
有したりすれば、教育にかかる時間・費用を大幅に削減できます。
SFAを導入するデメリット
SFAを導入する際には多くのメリットがある一方で、事前に理解しておくべきデメリットや注意点も存在します。ここでは、導入前に押さえておきたい代表的な課題について解説します。
金銭的なコストがかかる
SFAは多くの場合、サブスクリプション型で提供されており、ユーザーごとに月額費用が発生します。
そのため、利用人数が増えるほど運用コストが大きくなり、特に大規模な営業組織では負担が無視できません。
また、多機能なツールほど料金が高くなる傾向があり、初期費用や月額料金に加えて、カスタマイズやサポートの追加費用が発生するケースもあります。費用対効果を見極めた上での導入判断が重要です。
入力作業に手間と時間がかかる
SFAでは顧客情報や営業活動の履歴を細かく入力する必要があり、日々の業務に一定の負担がかかります。
特に導入初期は操作に慣れていないため、1件あたりの入力に時間を要し、現場の業務効率が一時的に低下することもあります。
さらに、これまでExcelなどで管理していた既存データを移行する作業も発生し、導入時の工数が増える点にも注意が必要です。
常に最新で正確な情報を保つ労力が必要となる
SFAの価値を最大限に引き出すには、蓄積されたデータを常に最新かつ正確な状態に維持する必要があります。
顧客情報は時間とともに変化するため、担当者の異動や企業情報の更新などに合わせて、定期的なメンテナンスが欠かせません。更新が滞るとデータの信頼性が低下し、意思決定の質にも影響を及ぼすため、継続的な運用体制の構築が求められます。
導入自体が「目的化」してしまうリスクがある
SFAはあくまで営業活動を効率化するための手段ですが、導入そのものが目的になってしまうケースも少なくありません。
ツールを導入しただけで満足してしまうと、十分に活用されず、期待した効果が得られないまま形骸化するおそれがあります。
導入後もPDCAサイクルを回し続け、自社の課題解決にどのように活用するかを考えながら運用していく
ことが重要です。
SFAを導入する際の手順
多くのメリットがあるSFAですが、どのように導入するのかわからない方も多いでしょう。ここでは導入までの流れを具体的に紹介します。
【手順1】SFA導入の目的を明確にする
なぜSFAを導入するのか、その目的を明確にすることが重要です。
まずは「見込み顧客を優先順位付けしたい」「顧客情報を一元管理・共有したい」など、現状の課題を把握しましょう。
そして課題が明確になったら、SFAを導入する目的・運用スケジュール・予算を決定します。
【手順2】自社にとって最適なSFAを選定する
導入目的を達成できる、自社に最適なSFAを選定します。
各社のWebサイトや資料請求、ベンダー主催のセミナーなどから情報収集し、機能や使いやすさ、価格などを比較した上で自社に合ったSFAを選びましょう。
比較が難しい場合は、ベンダーに対してRFP（提案依頼書）を提出すると、発注側の要件・要望に合った提案をしてもらえます。複数社を同一基準で評価できるので、スムーズに比較できます。
【手順3】SFA導入の事前準備をする
導入するSFAが決まったら、以下のポイントを踏まえて運用方法を決めましょう。
・SFAの導入目的を営業メンバーに共有する
・SFAの運用ルールやマネジメント手法を決める
・収集すべき情報を明確にする
・KPI（成約率や顧客単価など）を設定する
事前に準備しておくことで、スムーズに運用開始できます。
【手順4】SFAの運用を開始する
SFAを利用する営業メンバーが参加する研修を行い、運用をスタートさせましょう。
参加者全員に操作方法を習得してもらい、導入目的・KPIを部門全体で共有することで、SFAへの理解を深め定着を促します。
システム管理者による監督のもと、事前に準備しておいた運用ルールに従って顧客情報や名刺データなどを登録していきます。
【手順5】SFA運用を社内に定着させる
運用の開始をゴールにするのではなく、社内に定着させるところまで考えましょう。
SFAの導入から定着まで3か月程度が目安とされています。操作に慣れるまでは営業メンバーが戸惑うこともあるため、毎日SFAに触れる機会をつくり、自然と習慣化できる環境を整えることが大切です。
現場での使用感を確かめながら定期的に効果測定を行い、検証・改善を繰り返して現場への定着を促
していきます。
自社に合うSFAを選ぶ際のポイント
SFAを導入する際は、以下3つのポイントを押さえておきましょう。
必要な機能があるか
自社の課題解決に必要な機能があるか確認しましょう。
いくら高機能なSFAでも、自社の課題を解決できなければ意味がありません。現状の課題をもとに、必要な機能がそろっているかチェックしてください。
操作がしやすいか
営業メンバーが難なく使いこなせるか、操作のしやすさを確認しましょう。
操作方法が複雑だとうまく使いこなせないほか、かえって営業メンバーの負担が大きくなってしまいます。定着させるには、現場の声を聞くことも大切です。
また、他の社内ツールと連動できるかも重要です。例えば、CRMと連動できれば顧客情報を一元管理して、優先順位の高い見込み顧客へ迅速にアプローチできます。
サポート体制が充実しているか
サポート体制の充実度も重要なポイントです。
特に導入直後は使い方がわからないため、無償の操作研修や質問窓口など、ベンダーからの手厚いサポートがあると安心です。
またSFAがしっかりと定着して効果を出すには、システム運用の試行錯誤が欠かせないため、中長期的
にサポートしてくれるベンダーを選ぶことが大切です。
SFAを導入するならGoCoo!がおすすめ！
SFAの導入を検討しているのであれば、誰でも使える顧客・営業管理システム「GoCoo! SFA」をぜひご検討ください。
GoCoo!はExcelのような操作性を備えており、見たまま直感的にデータの入力・編集が可能なため、現場に負担をかけずに運用を開始できます。
案件の進捗や顧客情報、タスクを一元管理できるほか、営業データを入力するだけで必要な数値を可視化できます。
さらに、導入から1年間は専任担当が伴走し、定着と成果創出を支援します。無料デモも用意していますので、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
SFAは営業活動の可視化や効率化を実現し、組織全体の生産性向上に寄与するツールです。営業プロセスの見える化やノウハウの蓄積など、導入によるメリットは多くあります。一方で、導入にはコストや入力作業の負担、継続的なデータ管理といった課題も伴います。自社の課題や目的を明確にした上で、運用体制や定着まで見据えた導入を行うことが、SFA活用を成功させる重要なポイントです。
