「SFAの導入で営業効率がアップする！」と期待していたのにもかかわらず、思うような成果が出ず、結局使わなくなってしまった……という企業は多いのではないでしょうか。
SFAは営業の効率化に役立つといわれる一方で、ツールによっては企業と相性が合わず、かえって営業担当者の負担になるおそれがあります。SFAの導入を成功させるには、何に気を付ければ良いのでしょうか。
今回はSFAの導入が失敗する理由や、導入を成功させるポイントについて紹介します。
SFAの導入が失敗する理由
SFAの導入に失敗する理由として、主に下記4つがあげられます。
・利用目的が明確になっていない
・操作が複雑で使いにくい
・業務フローに馴染まない
・データの収集・分析がうまくいかない
導入前に失敗する理由を知っておきましょう。
利用目的が明確になっていない
利用目的が明確になっていないと、自社の課題と合わず失敗しやすくなります。
SFAは単に導入するだけで効率化できるとは限りません。目的を明確にしないとSFAの機能をうまく使いこなせず、コストが無駄になってしまう場合があります。
また、利用目的が曖昧なまま導入すると、何をもってSFAによる成果とするか判断できず、正確な評価基準が作れないのも効果を実感できない原因だといえます。
操作が複雑で使いにくい
操作方法が複雑であればあるほど、現場に浸透せず失敗するケースもあります。
営業担当者に「入力作業が大変」「操作が難しくよくわからない」と感じられてしまうと、SFAの利用率が上がらず正確な情報を蓄積できません。
使いにくいSFAへのデータ入力を無理に義務化すれば、作業負担によるストレスから従業員のモチベーション低下につながってしまうでしょう。
業務フローに馴染まない
SFAを使用した業務フローが確立されておらず、営業担当者によって差が生じてしまうのも失敗要因のひとつです。
SFAの具体的な業務フローがない場合、営業担当者ごとの利用頻度や使い方に差が生まれてしまい社内に広く浸透しにくくなります。
また導入する際は、実際に利用する社員へメリット・目的を伝えることも大切です。理解されないまま導入すると、従来のやり方からの変化に社員が不安を抱いてしまい、円滑に運用することが難しくなります。
データの収集・分析がうまくいかない
既存のシステムとの連携がうまくいかず、データの収集・分析が滞ってしまうのも失敗の理由です。
既存システムとデータが連動していなかったり、連携に多くの工数がかかったりするようでは、営業担当者のストレスにつながり使用されなくなる可能性があります。
導入前の段階で「既存システムと連携できるか」「スムーズに連携可能か」などをチェックしておき、今よりも不便にならないか確認しておくことが重要です。
また、集めたデータを「どう分析するか」「何を導き出せば良いか」などがわかっていない場合も考えられます。
SFAツールの導入を成功させるためのポイント
SFAの導入に失敗する主な理由を把握したところで、どうすれば成功させられるのかポイントを紹介します。
・導入の目的と課題を明確化する
・営業担当者にとって使いやすいツールを選ぶ
・運用マニュアルを作る
・データ分析の体制を整えておく
業務効率化が成功するように、導入前に準備しておきましょう。
SFAの導入目的を明確化する
まずは、SFAを導入する目的を明確化しておきましょう。主な導入目的として、下記のようなものが考えられます。
・営業プロセスの効率化
・売上の拡大
・営業ノウハウの蓄積 など
導入目的を決める際は、自社の課題を把握する必要があります。営業部門が抱える課題として、「人件費が増加しているが、売上が伸びない」「営業パーソンによってスキルにバラつきがある」などがあげられるでしょう。
課題が明確になれば、なぜSFAを導入すべきなのか目的も明確になり、自社の課題解決に必要なツールを選びやすくなるでしょう。
また、そもそも自社が抱える課題はSFAの導入で解決できる問題なのか見極めることも大切です。
営業担当者にとって使いやすいツールを選ぶ
実際に日々の業務で使用する営業担当者にとって、使いやすいツールを選ぶことが大切です。
忙しい業務の合間にも手軽に入力できれば、業務フローとして浸透しやすくなります。選定のポイントは下記の通りです。
・UI/UXがシンプルで使いやすい
・移動中でも入力しやすい
・必須項目の厳選・入力項目の変更などカスタムしやすい など
あまりに機能が多すぎると操作が複雑になりやすく、営業現場から敬遠されるおそれがあります。まずは使い勝手の良さを基準にツールを選定しましょう。
また、入力作業を習慣化できる仕組みづくりも大切です。「データ入力を業務目標に含める」「見込み客にファーストコンタクトを取った後、SFAにデータを入力しないと次のフェーズへ進めない」といったルールを組み込むことで、おのずと定着しやすくなります。[8]
運用マニュアルを作る
SFAを社内で浸透させるためにも運用マニュアルを作成し、営業担当者全員が使えるような環境を整備しておきましょう。
どの担当者も正確に必要事項を入力できるように、入力データの種類や更新タイミングなどを細かくまとめておくのがポイントです。
最初から完璧なマニュアルを作るのではなく、実際に利用する担当者の意見を踏まえて、その都度ブラッシュアップしていきます。
データ分析の体制を整えておく
SFAで得られるデータを有効活用できるよう、データ分析の体制を整えておくことも欠かせません。
社内でデータ分析を行うノウハウが不足しているのであれば、研修を実施してSFAを活用できる人材を育てましょう。場合によっては、外部から専門家を雇用するのもひとつの手です。
また、ITに詳しくない営業担当者でも使いこなせるように、どの社員に相談すべきか決めておくことも重要です。社内のリソースが不足している場合は、ツール選定時にサポート体制が充実した製品を選びましょう。
SFAを定着させるために意識すべきこと
SFAを定着させるために、2つの点を意識しましょう。
・スモールスタートで始める
・データに基づきPDCAを回す
それぞれ理由を解説します。
スモールスタートで始める
いきなり営業部門全体で始めるのではなく、限られた人数でスモールスタートさせましょう。
新たなシステムを導入することは、現場にとって大きな負担となります。まずは一部の営業チームで業務フローに問題が生じないか確認してから、部門全体に広げると安心です。
加えてスモールスタートで始めることにより、新しいシステムの導入時に発生しがちなトラブルを最小限に抑えられます。
データに基づきPDCAを回す
SFAで効果が出ているか把握できるよう、データを収集した上でPDCAを回していきましょう。
単に使用するだけでは、どのような成果を残しているのか、どんな改善点があるのか判断できません。SFAの効果を見える化するためにも、KPIやKGIを設定・測定しておくことが大事です。
・KPI：組織的な目標達成に向けた中間目標
・KGI：最終的なゴール
こうしたデータや営業担当者の意見も踏まえて、運用ルールをブラッシュアップし続けていくことで、SFAの定着がスムーズになります。
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必要に応じて、さまざまな機能拡張の使用やカスタマイズもできるので、機能不足に不満を覚える心配もありません。
もちろん各種ツール・既存導入済みのMA・CRMとも連携でき、スムーズに導入いただけます。
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まとめ
SFAの導入が失敗する原因は、自社の課題・導入目的の曖昧さや運用マニュアルの未整備、ツールの使いにくさなどが考えられます。
よくある失敗の原因を把握することに加え、まずは限られた人数からスモールスタートして、データに基づいてPDCAを回すのがSFA導入を成功させる近道です。
