営業の効率化を図るためにSFAを導入したものの、定着せずにうまく運用できなかった企業は多く見受けられます。これから自社でSFAを導入するにあたって、どのような点に注意すれば良いか、気になっている企業も多いのではないでしょうか。
今回は、SFAが定着しない原因と、定着化に必要な取り組みについて紹介します。
SFAが定着しない原因
SFAを導入してもうまく定着していかないのはなぜか、主な理由を4つ取り上げます。
導入目的が共有されていない
SFAの利用意義が経営陣や上層部だけに共有され、担当者レベルまで伝わっていないと、担当者は目的がわからないままSFAを使い始めることになります。
目的が不明確だと、営業担当者は積極的にSFAを使いたいとは思えなくなります。従来のやり方を変更してまで、SFAを利用する価値を見いだせないためです。
また、自分が納得できないままだと強制されているように感じ、モチベーションを維持するのが難しくなります。
SFA導入の失敗でありがちなのが、「評判が良いから」などのあいまいな理由で導入してしまうことです。明確な理由なしに導入すると、担当者に目的を共有できません。
管理者視点を重視した導入も問題です。営業担当者は常に監視されていると感じ、SFAの定着化が進まない原因になります。
入力に時間がかかる
SFAの導入により、入力作業が増えることも定着が進まない原因のひとつです。入力するデータが増えることで、担当者の負担は増加します。
また、入力項目の多さも問題です。入力項目が多いほどSFAで管理できるデータも増えますが、入力に手間がかかります。
担当者が主要業務である営業をこなしながら、さらに入力作業も追加で行うことになると、SFA導入前より作業工数が増え、不満を感じる社員も出てきます。
作業量の増加だけでなく、情報を記録したいタイミングですぐに入力できないことも定着化が進まない原因です。スマートフォンから入力できないなど、わずらわしさがあると使われなくなってしまいます。
ツールが使いにくい
導入したSFAの使い勝手が悪いと、操作性の問題から利用されなくなってしまいます。例えば、機能は豊富に取りそろえられているものの、画面が見づらくて操作や情報の確認がしにくいといった場合です。
また、ツールの使い勝手は、担当者のITリテラシー（ITに関する知識やITツールを操作する能力）も影響します。
ITリテラシーの高い社員は問題がなくても、ITリテラシーの低い社員は操作方法に戸惑い、うまく使いこなせない可能性があるためです。
特に、機能ばかりに注目してSFAを導入すると、現場の担当者の使いやすさが二の次になってしまうことがあります。
データ活用を視野に入れていない
活用するデータや活用方法を検討せずにSFAを導入するのも、定着化を妨げる原因です。データを収集しても、使われなければSFAに入力する意味がありません。
上層部で収集するデータを決めていても、現場では役に立たないというケースもあります。メインでSFAを利用する営業担当者にとってメリットがないと、積極的に使ってもらえません。
また、SFAを現場で効果的に活用するには、データ分析が重要です。データを収集した後の分析まで考えずに導入を進めると、SFAが情報の管理だけにしか利用されなくなります。
SFAを定着化させるための5つの心構え
SFAを社内で活用してもらうにはどうすべきか、定着化に役立つ取り組みを5つ紹介します。
導入目的を共有する
SFAの定着を図るために、営業担当者に導入目的を共有する時間を設けましょう。導入までに社内で情報を共有する期間を確保したり、勉強会を実施したりして、担当者にSFAへの理解を促します。
なお、**目的を共有する際は、具体的に説明することが重要です。**SFAを使うことによる導入効果をわかりやすく伝えることで、担当者がSFAを利用する意義を捉えやすくなります。業務効率化にどのように役立つかなど、利用のメリットも合わせて説明しましょう。
導入前に現場からのヒアリングを実施するのも方法のひとつです。現場の意見を知ることで、利用者が納得できるSFAを選択しやすくなります。
入力項目を少なくする
SFAは多機能であるほど、入力項目が増えがちです。SFAの定着化を目指すなら、社内で一定の基準を設けて、必要な項目に絞って運用するのがおすすめです。
特に、SFAの導入直後は入力項目を厳選して、できるだけ担当者に使ってもらうようにします。入力項目が多いと、担当者の手間が導入後に一気に増加してしまうためです。
入力項目は業務で必要最低限なものだけを選び、現場が慣れてきた段階で項目の追加を検討するようにしましょう。
簡単に操作できるツールを選ぶ
定着化のためには、直感的に操作できるSFAを選ぶようにします。誰でも使いやすいSFAなら、ITリテラシーが低くても使いやすく、操作に対しての抵抗を感じにくいです。
さらに、操作性が良いと、入力に手間がかからないため、営業担当者の負担を軽減することにもつながります。操作性も含め、SFA導入前に担当者の意見も集めておきましょう。
研修を行う
SFAを社内に定着させるには、従業員に利用についての理解を深めてもらうことが重要です。
ITリテラシーには個人差があります。操作性の良いツールを導入しても、説明が不十分なまま導入すると、うまく使えない社員も出てくるためです。
基本的な使い方を理解してもらうために、操作や主な機能についての研修を実施しましょう。
また、導入直後は不明点が生じやすいため、疑問を解消できる体制を整えておくことも重要です。不明点があったときにすぐ質問できる環境づくりや、社員共通の疑問解消のために質疑応答の機会を設けるなど、SFAを利用する担当者のサポートをしましょう。
データを活用する体制を整える
SFAを効果的なものにするには、収集したデータの活用が重要です。営業活動のためのデータ管理に留めず分析まで行うことで、営業活動の課題や顧客の行動パターンが見えてきます。
データを分析して営業活動に取り入れていくには、分析チームを設けるなど社内体制を整備すると良いです。そうすることで、社内のITリテラシーを高めることもできます。
なお、データ分析について高度な知識をもつ人材を集める必要はありません。SFAに搭載された分析機能を活用することで、分析作業はカバーできます。
集計したデータや分析結果を営業担当者に共有することも重要です。担当者一人ひとりがSFA利用の意義を再確認でき、営業効率の向上や個人のスキルアップにも役立てられます。
SFAをスムーズに導入・定着させるならSALES GO IS
SFAを社内にスムーズに定着させたいなら、SALES GO ISMの導入をご検討ください。
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SFAの導入を検討している方は、ぜひお気軽にご相談ください。
まとめ
SFAを導入しても社内に浸透せず、定着化が思うより進まないのには理由があります。SFAをスムーズに導入し、営業担当者に活用してもらうためには、あいまいな目的で導入しないこと、使い勝手の良いSFAを選定すること、データ活用を視野に入れることがポイントです。
実際にSFAを使用する現場の担当者の意見を取り入れることも重要です。営業課題の解決を目指すなら、定着化を意識して自社に適したSFAを導入しましょう。
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